Accordo sul Trattamento dei Dati (DPA)

Versione 2.1 · In vigore dal 02 ottobre 2026 · Pubblicato il 02 ottobre 2026

Ai sensi dell’art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

ConSergio.ai — DevInterface srl Versione 2.1 · Ultimo aggiornamento: 2 ottobre 2026 · In vigore dal: 2 ottobre 2026

Il presente Accordo sul Trattamento dei Dati (“DPA”) integra i Termini e Condizioni di Servizio di ConSergio.ai (“Termini”) e disciplina il trattamento dei dati personali effettuato da DevInterface per conto del Cliente nell’ambito dell’erogazione del Servizio. Il DPA si intende accettato contestualmente ai Termini all’atto della registrazione o, per i Clienti già registrati, all’accettazione della presente versione, e ne costituisce parte integrante e sostanziale. I termini con iniziale maiuscola non definiti nel presente DPA hanno il significato loro attribuito dai Termini.

La presente versione sostituisce la versione 1.1, in vigore dal 1° settembre 2026. Rispetto a essa, descrive separatamente i trattamenti connessi a ciascuna funzione del Servizio — Modulo Concierge, Modulo Reservations (comprensivo del Widget) e Funzione Pre check-in e Alloggiati Web — e aggiorna l’elenco dei sub-responsabili.

1. Parti e ruoli

1.1 Il Cliente — la struttura ricettiva che sottoscrive il Servizio — agisce quale Titolare del trattamento dei dati personali degli Ospiti, dei prenotanti e dei visitatori del proprio sito web raccolti o generati tramite il Servizio.

1.2 DevInterface srl, P. IVA 04080300231, Via Guglielmo Marconi 20, 37012 Bussolengo (VR), Italia, agisce quale Responsabile del trattamento, trattando tali dati esclusivamente per conto e su istruzione documentata del Titolare.

1.3 Il presente DPA si applica altresì ai dati personali degli Utenti Staff trattati all’interno della piattaforma per la gestione degli account e dei permessi, rispetto ai quali DevInterface opera parimenti quale Responsabile.

1.4 DevInterface agisce invece quale Titolare autonomo — al di fuori dell’ambito del presente DPA e secondo quanto descritto nella propria Informativa Privacy — in relazione a: dati di contatto e fatturazione del Cliente, gestione del rapporto contrattuale e comunicazioni di servizio, dati di sicurezza e log tecnici trattati per obbligo di legge o legittimo interesse, strumenti di misurazione di cui all’art. 4.4, dati aggregati e anonimi di cui all’art. 14.

1.5 Quando il Cliente utilizza la Funzione Pre check-in e Alloggiati Web, la Polizia di Stato riceve i dati degli Ospiti tramite il servizio Alloggiati Web in qualità di destinataria per obbligo di legge e di titolare autonomo del relativo trattamento. Essa non è un sub-responsabile di DevInterface: DevInterface si limita a eseguire la trasmissione su istruzione del Cliente e con le credenziali di quest’ultimo.

2. Oggetto, natura, finalità e durata del trattamento

2.1 Oggetto: erogazione della piattaforma ConSergio.ai nelle funzioni attive per il Cliente in base al Piano sottoscritto e alle configurazioni dell’Account:

Modulo Concierge (incluso in tutti i Piani): web app destinata agli Ospiti accessibile via QR code, catalogo dei servizi e dei contenuti, gestione delle richieste, assistente conversazionale AI, messaggi e sondaggi rivolti agli Ospiti, notifiche, pannello di gestione;
Modulo Reservations (incluso nei soli Piani «+ Reservations»): gestione di prenotazioni, soggiorni, disponibilità e tariffe, sincronizzazione con calendari esterni, invio delle conferme di prenotazione, reportistica sull’imposta di soggiorno; nei Piani Plus + Reservations e Premium + Reservations comprende il Widget da installare sul sito web del Cliente;
Funzione Pre check-in e Alloggiati Web (attivabile dal Cliente su qualsiasi Piano; l’invio per e-mail degli inviti e dei promemoria agli Ospiti richiede il Modulo Reservations): raccolta dei dati necessari alla comunicazione di cui all’art. 109 del T.U.L.P.S., verifica in presenza, trasmissione al servizio Alloggiati Web e conservazione delle relative ricevute.

2.2 Natura: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione in frammenti (chunk) e rappresentazioni vettoriali, elaborazione tramite modelli di intelligenza artificiale, traduzione automatica, invio di comunicazioni e-mail e notifiche per conto del Titolare, trasmissione a pubbliche autorità su istruzione del Titolare, conservazione, consultazione, estrazione, cifratura, cancellazione e anonimizzazione.

2.3 Finalità:

Modulo Concierge: consentire agli Ospiti di consultare i contenuti della Struttura, inviare richieste al personale, dialogare con l’assistente AI, ricevere messaggi e notifiche e rispondere ai sondaggi; consentire al Cliente di gestire tali richieste, i contenuti e le statistiche;
Modulo Reservations: consentire al Cliente di registrare e gestire le prenotazioni e i soggiorni, comunicare con i prenotanti, tenere i registri delle prenotazioni e dell’imposta di soggiorno; tramite il Widget, rispondere alle domande dei visitatori del sito del Cliente e raccoglierne le richieste di prenotazione;
Funzione Pre check-in e Alloggiati Web: consentire al Cliente di adempiere all’obbligo di comunicazione delle generalità degli alloggiati alla Polizia di Stato e di dimostrarne l’avvenuto adempimento.

2.4 Durata: per l’intera durata del rapporto contrattuale e per i periodi di conservazione di cui all’art. 12, salvi diversi obblighi di legge.

Il dettaglio del trattamento, distinto per funzione, è riportato nell’Allegato A.

3. Categorie di interessati e di dati personali

3.1 Principio di minimizzazione. Il Servizio è progettato in modo che ciascuna funzione tratti i soli dati di cui ha bisogno. I dati delle diverse funzioni sono tenuti distinti: in particolare, i dati d’identità raccolti dalla Funzione Pre check-in non sono utilizzati da alcuna altra funzione e non sono mai trasmessi al fornitore del modello di intelligenza artificiale. Nessun dato relativo a strumenti di pagamento degli Ospiti o dei prenotanti è trattato dal Servizio, in nessuna delle sue funzioni.

3.2 Modulo Concierge (tutti i Piani).

Interessati: Ospiti della Struttura che accedono alla web app; Utenti Staff del Cliente.

All’Ospite non è richiesto alcun dato identificativo per accedere: non è prevista registrazione né login. Sono trattati:

identificativo della camera, token di accesso del QR code ed eventuale codice di accesso al soggiorno, quest’ultimo conservato in forma non reversibile;
contenuto delle richieste inviate al personale e delle note che il personale vi associa;
contenuto dei messaggi scambiati con l’assistente AI e lingua rilevata per ciascun messaggio;
nome dell’Ospite, periodo di soggiorno, numero di occupanti e lingua, esclusivamente se inseriti dagli Utenti Staff o, con il Modulo Reservations, ripresi dalla prenotazione;
contesto di soggiorno utilizzato dall’assistente AI per rispondere con continuità (nome dell’Ospite e richieste già inviate nel corso del soggiorno);
messaggi pubblicati dal Cliente per gli Ospiti e relative informazioni di consegna e lettura;
risposte ai sondaggi di soddisfazione, ove attivati dal Cliente: valutazioni, commenti liberi e domande di approfondimento;
iscrizioni alle notifiche push del browser dell’Ospite: indirizzo tecnico di consegna e chiavi fornite dal browser, lingua, camera e soggiorno di riferimento;
addebiti registrati dal personale sul conto della camera (voce, data, quantità, importo, nota);
dati tecnici e di connessione (indirizzo IP, user agent, marca temporale, log di sicurezza);
per gli Utenti Staff: nome, indirizzo e-mail, ruolo e permessi, lingua, credenziali in forma non reversibile, iscrizioni alle notifiche push, log delle azioni compiute con il relativo indirizzo IP.

3.3 Modulo Reservations (Piani «+ Reservations»).

Interessati: prenotanti e Ospiti delle prenotazioni; visitatori del sito web del Cliente che utilizzano il Widget.

Per le prenotazioni sono trattati:

dati del prenotante: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, lingua;
dati del soggiorno per ciascuna camera: nominativo dell’Ospite, numero di adulti e di bambini, date di arrivo e partenza, orario di arrivo previsto, data e ora del check-in e stato del soggiorno;
canale di provenienza, codice di prenotazione ed eventuali riferimenti del canale esterno;
dati economici: tariffe applicate, voci di prezzo, servizi extra, rettifiche e relativa motivazione, importi dovuti;
numero di persone esenti dall’imposta di soggiorno, senza il motivo dell’esenzione: il Servizio registra il fatto e non la ragione, e non tratta quindi dati relativi alla salute a questo titolo;
note interne inserite dal personale e motivo di un eventuale annullamento; per le richieste inviate tramite il Widget, il messaggio del visitatore e il sito da cui è stata inviata;
esito della consegna delle e-mail di conferma inviate al prenotante per conto del Cliente (invio, mancata consegna, segnalazione come indesiderata);
eventi importati dai calendari esterni configurati dal Cliente (ad esempio dei portali di prenotazione online): date del soggiorno e titolo dell’evento, che può contenere un nominativo se così compilato all’origine. Nessun altro dato è importato.

Il Modulo Reservations non tratta dati di documenti d’identità (salvo quanto previsto all’art. 3.4), date di nascita, indirizzi postali, cittadinanza, dati di fatturazione del prenotante né dati di strumenti di pagamento.

Per il Widget (solo Piani Plus + Reservations e Premium + Reservations) sono trattati:

per la chat: contenuto dei messaggi del visitatore, lingua, sito di provenienza della conversazione e un identificativo di sessione casuale, conservato nella memoria di sessione del browser del visitatore soltanto dopo la prima risposta. Il visitatore non è identificato e non è richiesto alcun dato per chattare;
per il modulo di richiesta di prenotazione: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono (facoltativo), messaggio libero, date, numero di persone e di camere, tipologia scelta. L’invio richiede che il visitatore dichiari di aver preso visione dell’informativa del Cliente; la dichiarazione non è registrata dal Servizio. Ogni richiesta è registrata come prenotazione non confermata del canale web ed è soggetta alle regole di cui al presente articolo;
per la protezione del modulo da invii automatizzati: segnali tecnici del browser e indirizzo IP, verificati tramite il servizio di Cloudflare indicato nell’Allegato B;
ove il Cliente abiliti la lettura del proprio sito web, il testo delle pagine pubbliche del sito, utilizzato solo per le risposte del Widget e mai per quelle rivolte agli Ospiti in camera. Il Servizio non vi cerca dati personali: se il sito del Cliente ne pubblica, essi sono trattati allo stesso modo del resto del testo.

3.4 Funzione Pre check-in e Alloggiati Web (attivabile dal Cliente).

Interessati: Ospiti soggetti alla comunicazione di cui all’art. 109 T.U.L.P.S., minori compresi; prenotanti destinatari dell’invito; Ospiti che prestano il consenso facoltativo di cui sotto.

Sono trattati i dati seguenti. I dati anagrafici e quelli del documento sono cifrati campo per campo:

per ogni Ospite: cognome, nome, sesso, data di nascita, luogo di nascita (comune o Stato) e cittadinanza, cifrati; ruolo nel gruppo (ospite singolo, capofamiglia, familiare, capogruppo, membro del gruppo), data di arrivo e numero di notti, non cifrati;
solo per l’ospite singolo, il capofamiglia e il capogruppo: tipo, numero e luogo di rilascio del documento d’identità, cifrati;
l’indirizzo e-mail della prenotazione, per inviare il link personale al modulo, al massimo due promemoria automatici ed eventuali reinvii disposti dal personale (solo con il Modulo Reservations);
l’esito della verifica in presenza (data e ora, operatore, esito e motivo codificato di un esito negativo, nomi dei campi corretti ma non i loro valori);
il registro delle trasmissioni al servizio Alloggiati Web, con l’esito e i codici d’errore restituiti dal portale; il testo di un eventuale scarto è conservato cifrato insieme ai dati d’identità e cancellato con essi;
le ricevute rilasciate dal portale Alloggiati Web, cifrate e nella forma in cui il portale le emette;
le credenziali di accesso del Cliente al servizio Alloggiati Web, cifrate;
la presa visione dell’informativa resa agli Ospiti da parte di chi compila il modulo online (versione, lingua, data e ora);
ove l’Ospite lo presti con una casella separata e facoltativa, il consenso a ricevere comunicazioni promozionali dal Cliente: indirizzo e-mail, lingua, versione del testo accettato, data di prestazione ed eventuale revoca.

La Funzione non tratta immagini o copie dei documenti d’identità, non prevede il caricamento di file, non utilizza riconoscimento ottico dei caratteri, biometria né videoverifica. Il token del link inviato all’Ospite è conservato solo in forma non reversibile.

3.5 Dati particolari (art. 9 GDPR). Il Servizio non richiede e non è destinato a raccogliere categorie particolari di dati. Il Cliente riconosce tuttavia che, per la natura del contesto ricettivo, un Ospite, un prenotante o un visitatore può spontaneamente comunicare in chat, in una richiesta o nel messaggio di una richiesta di prenotazione informazioni riconducibili a categorie particolari — a titolo esemplificativo: allergie e intolleranze alimentari, esigenze legate a condizioni di salute o disabilità, richieste di assistenza medica o farmaceutica, prescrizioni alimentari di natura religiosa. Le Parti danno atto che:

DevInterface non sollecita né struttura la raccolta di tali dati e non li utilizza per finalità ulteriori rispetto alla generazione della risposta e alla trasmissione della richiesta al personale;
il Cliente, quale Titolare, è tenuto a individuare una base giuridica idonea e a informare adeguatamente i propri Ospiti, prenotanti e visitatori;
il Cliente si impegna a istruire i propri Utenti Staff affinché non inseriscano deliberatamente dati particolari nei campi liberi della piattaforma, incluse le note delle prenotazioni e degli addebiti;
tali dati sono soggetti alle medesime misure di sicurezza e ai medesimi termini di cancellazione previsti dal presente DPA per il campo in cui sono stati inseriti.

3.6 Minori. Il Cliente riconosce che l’accesso tramite QR code presente in camera è per sua natura disponibile a chiunque si trovi nella camera, inclusi eventuali minori, e che il Widget è accessibile a chiunque visiti il sito del Cliente. Il Modulo Concierge e il Widget non raccolgono dati identificativi e non profilano gli utenti. La Funzione Pre check-in tratta invece, per obbligo di legge, i dati dei minori alloggiati, alle medesime condizioni degli altri Ospiti. Il Cliente è tenuto a tenerne conto nella propria informativa e nella valutazione dei rischi.

3.7 Dati giudiziari. Il Cliente si impegna a non utilizzare il Servizio per trattare dati relativi a condanne penali e reati (art. 10 GDPR). La trasmissione delle generalità degli alloggiati alla Polizia di Stato non comporta di per sé il trattamento di tali dati da parte del Servizio.

4. Istruzioni documentate del Titolare

4.1 DevInterface tratta i dati personali esclusivamente sulla base di istruzioni documentate del Titolare, costituite dai Termini, dal presente DPA e dalle configurazioni impostate dal Cliente nel proprio Account, tra cui:

per il Modulo Concierge: l’abilitazione della ricerca su fonti esterne, i contenuti caricati per l’assistente AI, l’associazione dei soggiorni alle camere, la finestra di validità dei codici di accesso dopo il check-out, i messaggi e i sondaggi attivati, la durata di conservazione entro il tetto del Piano e la gestione degli Utenti Staff;
per il Modulo Reservations: l’inserimento e la conferma delle prenotazioni, l’invio delle conferme ai prenotanti, i calendari esterni collegati, la durata di conservazione dei registri (art. 12.3), l’attivazione del Widget e del relativo modulo di richiesta, gli eventuali siti autorizzati, l’indirizzo dell’informativa privacy del Cliente e la lettura del sito web;
per la Funzione Pre check-in e Alloggiati Web: la sua attivazione, l’anticipo con cui inviare gli inviti, le credenziali Alloggiati Web, l’esito delle verifiche in presenza e l’ordine di trasmissione al portale.

4.2 DevInterface informa senza ritardo il Cliente qualora ritenga che un’istruzione violi il GDPR o altre disposizioni applicabili in materia di protezione dei dati.

4.3 DevInterface non utilizza i dati personali trattati per conto del Titolare per finalità proprie, né per l’addestramento di modelli di intelligenza artificiale, salvo quanto indicato all’art. 4.4.

4.4 Misurazione del Servizio. Le pagine della web app destinata agli Ospiti caricano il contenitore di Google Tag Manager, che comporta la trasmissione a Google dell’indirizzo IP e dei dati tecnici del browser. Gli strumenti di misurazione dell’utilizzo del Servizio che esso contiene, di cui DevInterface è titolare autonomo, sono attivati solo previo consenso raccolto tramite il banner di gestione dei cookie, secondo quanto descritto nella propria Informativa Privacy. Tali strumenti rilevano dati di navigazione (pagine visitate, dispositivo, provenienza) e non ricevono il contenuto delle richieste, delle conversazioni o dei soggiorni. Non sono caricati sul modulo di pre check-in, né all’interno del Widget installato sul sito del Cliente.

5. Obblighi del Responsabile

DevInterface si impegna a:

trattare i dati solo per le finalità indicate e secondo le istruzioni documentate del Titolare;
garantire che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate ad adeguati obblighi di riservatezza e siano adeguatamente formate;
adottare e mantenere le misure tecniche e organizzative di cui all’art. 32 GDPR, descritte nell’Allegato C;
assistere il Titolare, con misure tecniche e organizzative adeguate, nel dare seguito alle richieste degli interessati (artt. 15-22 GDPR);
assistere il Titolare negli adempimenti di cui agli artt. 32-36 GDPR (sicurezza, notifica di violazioni, valutazione d’impatto, consultazione preventiva);
mettere a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare la conformità agli obblighi di cui all’art. 28 GDPR e consentire audit ai sensi dell’art. 15;
garantire il rigoroso isolamento logico dei dati tra le diverse Strutture ospitate sulla piattaforma;
accedere all’Account del Cliente solo per prestare assistenza, risolvere problemi tecnici o tutelare la sicurezza della piattaforma, con accesso registrato nel registro delle azioni e segnalato nel pannello;
escludere, tramite l’applicazione, il proprio personale di assistenza dall’accesso ai dati d’identità della Funzione Pre check-in, anche quando opera sull’Account del Cliente.

6. Isolamento multi-tenant

6.1 La piattaforma è multi-tenant. DevInterface garantisce che i dati di ciascuna Struttura siano isolati mediante scoping applicativo su tutte le entità di dominio e che tale isolamento sia esteso alla ricerca semantica utilizzata dall’assistente AI e dal Widget, le cui interrogazioni sono filtrate obbligatoriamente per Struttura.

6.2 L’efficacia dell’isolamento è verificata mediante test automatici dedicati, eseguiti in modo continuativo nel processo di rilascio.

6.3 In nessun caso i contenuti, le conversazioni o le prenotazioni di una Struttura possono essere recuperati o utilizzati per generare risposte destinate agli Ospiti o ai visitatori di un’altra Struttura.

6.4 All’interno della stessa Struttura, i contenuti che il Cliente contrassegna come pubblici sono i soli utilizzabili dal Widget; i contenuti destinati agli Ospiti in camera e il testo del sito web del Cliente restano separati secondo quanto indicato all’art. 3.3.

7. Intelligenza artificiale

7.1 L’assistente AI e il Widget generano le risposte a partire dai contenuti forniti dal Cliente e, per l’assistente in camera ove abilitate dal Cliente, da fonti esterne. Al fornitore del modello sono trasmessi il messaggio dell’interessato, i messaggi precedenti della stessa conversazione, i contenuti recuperati e, per l’assistente in camera, il contesto di soggiorno di cui all’art. 3.2.

7.2 DevInterface si impegna a utilizzare configurazioni e opzioni contrattuali del fornitore che escludano l’utilizzo dei dati trasmessi per l’addestramento dei modelli e che minimizzino la conservazione dei dati lato fornitore.

7.3 Prima della trasmissione a fornitori terzi, il Servizio rimuove dal testo dell’interessato indirizzi e-mail e sequenze di almeno sei cifre (quali numeri di telefono, di carte o di documenti). Il Cliente prende atto che si tratta di una riduzione del rischio e non di una garanzia: nominativi, indirizzi postali e codici alfanumerici non sono riconoscibili in modo affidabile e possono essere trasmessi se l’interessato li scrive spontaneamente. Il testo integrale resta conservato nel Servizio per la consultazione da parte del personale.

7.4 Non sono mai trasmessi al fornitore del modello i dati della Funzione Pre check-in, né i recapiti dei prenotanti registrati nel Modulo Reservations.

7.5 Le risposte generate non producono effetti giuridici né incidono in modo analogamente significativo sugli interessati ai sensi dell’art. 22 GDPR: l’assistente fornisce informazioni e inoltra richieste, la cui presa in carico e valutazione restano di competenza del personale del Cliente. Una richiesta di prenotazione inviata tramite il Widget non costituisce una prenotazione confermata.

7.6 DevInterface adotta misure di contenimento contro i tentativi di manipolazione delle istruzioni del modello (prompt injection) presenti nei contenuti recuperati e nelle conversazioni. Dalle fonti esterne il modello riceve soltanto campi strutturati, quali nome, indirizzo e tipologia dei luoghi.

7.7 Fonti esterne. Quando il Cliente abilita la ricerca su fonti esterne, DevInterface trasmette alla fonte (attualmente il servizio di ricerca di luoghi di Google) unicamente la query informativa necessaria, formulata dal modello e privata dei dati di cui all’art. 7.3, insieme alla posizione della Struttura e alla lingua della conversazione. Le fonti esterne effettivamente utilizzate sono tracciate a fini di verifica. Il Widget non utilizza fonti esterne.

7-bis. Funzione Pre check-in e Alloggiati Web: obblighi del Titolare

7-bis.1 Il Cliente resta l’unico soggetto tenuto alla comunicazione di cui all’art. 109 del T.U.L.P.S. e ne risponde nei confronti dell’autorità. In particolare, il Cliente:

esegue la verifica in presenza della corrispondenza tra l’Ospite e il documento originale, come previsto dalla normativa vigente; il Servizio non consente la trasmissione dei dati di un Ospite senza un esito positivo registrato da un Utente Staff;
non conserva, né carica nel Servizio o invia tramite i suoi canali, copie o immagini dei documenti d’identità;
rispetta i termini di comunicazione previsti dalla legge, anche quando la trasmissione automatica non vada a buon fine, eventualmente tramite il file per il caricamento manuale reso disponibile dal Servizio;
custodisce le proprie credenziali di accesso ad Alloggiati Web e comunica tempestivamente a DevInterface ogni loro compromissione.

7-bis.2 DevInterface non garantisce la disponibilità del servizio Alloggiati Web né l’accettazione delle schedine da parte del portale. Una trasmissione il cui esito non sia certo non è ripetuta automaticamente ed è sottoposta alla verifica del personale del Cliente, al fine di evitare comunicazioni duplicate.

7-bis.3 Le Parti danno atto che la ricevuta di Alloggiati Web e il registro delle trasmissioni, conservati a prova dell’adempimento, sono documenti distinti dai dati d’identità, che sono invece cancellati nei termini di cui all’art. 12.4.

8. Sub-responsabili (sub-processor)

8.1 Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai sub-responsabili elencati nell’Allegato B. DevInterface impone loro, mediante contratto, obblighi di protezione dei dati equivalenti a quelli del presente DPA e resta pienamente responsabile del loro operato nei confronti del Titolare.

8.2 DevInterface comunica al Cliente ogni intenzione di aggiungere o sostituire un sub-responsabile con un preavviso di almeno 30 giorni. Il Cliente può opporsi per giustificati motivi entro tale termine; in caso di opposizione fondata che non trovi soluzione, il Cliente può recedere dal Servizio con rimborso pro-rata dei corrispettivi non goduti.

8.3 Componenti non affidati a terzi. L’indice vettoriale utilizzato dall’assistente AI e dal Widget è ospitato in modalità self-hosted sulla medesima infrastruttura del Responsabile in Unione Europea: il relativo trattamento non comporta il ricorso a un ulteriore sub-responsabile.

8.4 Non sono sub-responsabili ai sensi del presente DPA:

il fornitore dei servizi di pagamento utilizzato per la fatturazione del Servizio, che non tratta dati degli Ospiti, dei prenotanti né dei visitatori, ma i soli dati del Cliente, secondo quanto indicato nell’Informativa Privacy;
il servizio di ricerca di luoghi utilizzato come fonte esterna, al quale non sono trasmessi dati personali (art. 7.7);
i servizi di notifica push gestiti dai produttori dei browser, che ricevono il contenuto delle notifiche in forma cifrata e non leggibile da parte loro;
la Polizia di Stato quale gestore di Alloggiati Web (art. 1.5).

9. Trasferimenti verso paesi terzi

9.1 I dati primari e i backup sono ospitati in Unione Europea.

9.2 Comportano un trasferimento verso un paese terzo, o la possibilità di un accesso da un paese terzo, i trattamenti affidati ai sub-responsabili stabiliti negli Stati Uniti indicati nell’Allegato B: l’elaborazione tramite il fornitore del modello di intelligenza artificiale, l’invio delle e-mail per conto del Cliente e i servizi di rete e di protezione anti-automazione. Tali trasferimenti sono assistiti da adeguate garanzie ai sensi del Capo V del GDPR (Clausole Contrattuali Standard e, ove applicabile, EU-US Data Privacy Framework).

9.3 DevInterface effettua e mantiene aggiornata la valutazione dell’adeguatezza delle garanzie applicate ai trasferimenti e ne mette copia a disposizione del Titolare su richiesta.

10. Sicurezza del trattamento

DevInterface adotta e mantiene misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, descritte nell’Allegato C, in conformità all’art. 32 GDPR. Le misure possono essere aggiornate nel tempo, purché il livello di sicurezza complessivo non sia ridotto.

11. Violazioni dei dati personali (data breach)

11.1 In caso di violazione dei dati personali, DevInterface ne informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e comunque entro 48 ore dal momento in cui ne è venuta a conoscenza.

11.2 La comunicazione contiene, nella misura disponibile: la natura della violazione, la funzione del Servizio interessata, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di record coinvolti, le probabili conseguenze, le misure adottate o proposte per porvi rimedio e attenuarne gli effetti, e un punto di contatto per ulteriori informazioni.

11.3 DevInterface coopera con il Titolare e fornisce ragionevole assistenza affinché questi possa adempiere ai propri obblighi di notifica al Garante e di comunicazione agli interessati ai sensi degli artt. 33 e 34 GDPR. La valutazione circa la notifica resta di competenza del Titolare.

11.4 DevInterface non effettua comunicazioni a terzi relative alla violazione riferibili al Cliente senza il preventivo accordo del Cliente stesso, salvo obblighi di legge.

12. Conservazione, cancellazione e restituzione dei dati

12.1 Regole comuni. Decorsa la finestra di conservazione applicabile, i dati sono cancellati o anonimizzati; le sole informazioni aggregate e non riconducibili a persone identificabili continuano ad alimentare le statistiche. La cancellazione di un contenuto o di un dato si propaga alle rappresentazioni derivate, incluse le traduzioni memorizzate e le rappresentazioni vettoriali utilizzate dall’assistente AI e dal Widget.

12.2 Modulo Concierge.

Lo storico delle conversazioni, delle richieste, delle consegne dei messaggi e dei commenti liberi dei sondaggi è conservato per la durata determinata dal Piano sottoscritto (30, 365 o 730 giorni), che costituisce un tetto massimo, riducibile dal Titolare tramite le impostazioni dell’Account ma non estendibile.
Indipendentemente dal Piano, alla chiusura del soggiorno il nominativo associato alla camera è cancellato e l’eventuale codice di accesso è revocato, decorsa una finestra tecnica necessaria alla gestione operativa (per impostazione predefinita 3 ore dal check-out, configurabile dal Titolare).
In caso di passaggio a un Piano con finestra di conservazione più breve, la nuova finestra si applica decorso un periodo di tolleranza di 30 giorni.

12.3 Modulo Reservations.

Recapiti e note — indirizzo e-mail e telefono del prenotante, note interne, titolo degli eventi importati dai calendari esterni e motivo dell’annullamento — sono cancellati 12 mesi dopo l’ultima partenza della prenotazione, in quanto non necessari ad alcun adempimento contabile.
I registri — prenotazioni con nominativo dell’intestatario, soggiorni, notti, importi e dichiarazioni dell’imposta di soggiorno — sono conservati per il numero di anni configurato dal Titolare, non inferiore a 5, contati dalla fine dell’anno solare del check-out, in ragione dei termini di accertamento fiscale e di conservazione della documentazione dell’imposta di soggiorno. Il Titolare può estendere tale termine fino a 20 anni, ma non ridurlo al di sotto di 5.
Le conversazioni del Widget sono conservate per 90 giorni o per la minore durata prevista dal Piano. Le richieste di prenotazione inviate tramite il Widget seguono le regole delle prenotazioni.

12.4 Funzione Pre check-in e Alloggiati Web. I dati d’identità degli Ospiti sono cancellati automaticamente:

entro 2 ore dall’acquisizione della schedina da parte di Alloggiati Web, o dalla conferma del personale dell’avvenuto caricamento manuale;
entro 25 ore dall’annullamento della prenotazione, dal mancato arrivo dell’Ospite o da un esito negativo della verifica in presenza;
entro 3 giorni dalla data di partenza, se il modulo è rimasto incompleto.

La cancellazione del soggiorno da parte del personale li cancella immediatamente. I dati di un Ospite la cui trasmissione abbia esito incerto, o che risulti verificato ma non trasmesso, non sono cancellati automaticamente: sono segnalati al Titolare nel report mensile affinché decida. I link di accesso al modulo sono cancellati alla scadenza o dopo l’uso.

Sono conservati per la durata dei registri di cui all’art. 12.3: il registro delle trasmissioni e gli esiti delle verifiche, che non contengono i dati d’identità; le ricevute di Alloggiati Web, cifrate e nella forma in cui il portale le rilascia; il ruolo nel gruppo, la data di arrivo e il numero di notti, privi dei dati d’identità. Il registro degli accessi ai dati d’identità è conservato 12 mesi. Il consenso promozionale facoltativo è conservato fino alla revoca; la revoca è registrata e conservata, con l’indirizzo e-mail cifrato, fino alla chiusura dell’Account, a prova del rispetto della volontà dell’interessato.

12.5 Log di sicurezza. Il registro delle azioni del personale segue la durata dello storico del Piano; le registrazioni che documentano una cancellazione sono conservate quanto i registri di cui all’art. 12.3, e quelle relative ai dati del pre check-in per 12 mesi (art. 12.4). L’indirizzo IP associato a tali registrazioni è rimosso dopo 90 giorni.

12.6 Al termine del rapporto contrattuale, che ai fini del presente articolo coincide con la chiusura dell’Account di cui all’art. 16.7 dei Termini, DevInterface, a scelta del Titolare, cancella o restituisce i dati personali trattati per suo conto. La cessazione dell’abbonamento di una Struttura, senza chiusura dell’Account, non comporta la cancellazione dei dati, che restano conservati secondo i termini del presente articolo. Programmata la chiusura, il Titolare dispone di almeno 30 giorni per richiedere la restituzione o effettuare l’esportazione tramite le funzioni disponibili nel pannello; decorso tale termine i dati sono cancellati, salvo che la conservazione sia richiesta dal diritto dell’Unione o nazionale. Per i documenti che il Titolare è tenuto per legge a conservare, il Servizio mette a disposizione:

l’archivio delle prenotazioni in formato CSV, esportabile dal pannello e richiamato nella comunicazione di preavviso della cancellazione; se il Piano non comprende più il Modulo Reservations, DevInterface lo fornisce su richiesta;
l’archivio delle ricevute e dei registri di Alloggiati Web (ricevute, trasmissioni, verifiche e cancellazioni). Finché tale archivio contiene documenti ancora soggetti all’obbligo di conservazione e non è stato scaricato dal Titolare dopo la loro creazione, la cancellazione dell’Account è sospesa, salvo rinuncia espressa del Titolare registrata da DevInterface.

12.7 Backup. I backup del database sono conservati in Unione Europea in 7 copie giornaliere a rotazione: i dati cancellati permangono nei backup al massimo per 7 giorni, durante i quali restano protetti dalle misure di sicurezza di cui all’Allegato C e non sono oggetto di alcun trattamento attivo. In caso di ripristino, le cancellazioni dovute sono nuovamente eseguite dalle procedure automatiche.

13. Assistenza al Titolare e diritti degli interessati

13.1 Tenuto conto della natura del trattamento, DevInterface assiste il Titolare con misure tecniche e organizzative adeguate per il riscontro alle richieste di esercizio dei diritti degli interessati.

13.2 Le richieste degli Ospiti, dei prenotanti e dei visitatori sono di norma indirizzate al Cliente, quale Titolare. Qualora una richiesta pervenga direttamente a DevInterface, questa non vi dà autonomamente seguito e la trasmette senza ritardo al Cliente, salvo diversa istruzione documentata.

13.3 Il Servizio mette a disposizione del Titolare funzioni di esportazione dei dati, di cancellazione dei soggiorni e delle prenotazioni mai confermate, e di registrazione della revoca dei consensi promozionali. Per le richieste che il pannello non consente di evadere direttamente, in particolare l’accesso alle conversazioni, alle richieste e alle risposte ai sondaggi di un singolo interessato e la loro cancellazione, DevInterface vi provvede su istruzione scritta del Titolare, in tempo utile per consentirgli di rispettare i termini di cui all’art. 12 GDPR. Il Titolare prende atto che i dati necessari all’adempimento di obblighi di legge — i dati d’identità fino alla loro trasmissione ad Alloggiati Web, la ricevuta e i registri per il tempo di cui all’art. 12 — possono essere conservati anche a fronte di una richiesta di cancellazione, nei limiti dell’art. 17, par. 3, GDPR.

13.4 DevInterface fornisce al Titolare le informazioni necessarie allo svolgimento di eventuali valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA) e delle consultazioni preventive. Il Cliente prende atto che, in ragione dell’impiego di sistemi di intelligenza artificiale nel contesto ricettivo e, ove attivata, del trattamento sistematico di dati d’identità, anche di minori, tramite la Funzione Pre check-in, può risultare opportuna una DPIA e che la relativa valutazione compete al Titolare.

14. Dati aggregati e anonimi

DevInterface può trattare, quale titolare autonomo, dati aggregati e resi anonimi in modo irreversibile — non riconducibili al Cliente, agli Ospiti, ai prenotanti né ai visitatori — per finalità di miglioramento del Servizio, monitoraggio dei costi, statistiche interne e benchmark. Tali dati non costituiscono dati personali e sono esclusi dall’ambito del presente DPA. I dati della Funzione Pre check-in non sono utilizzati per tale finalità.

15. Audit

15.1 DevInterface mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all’art. 28 GDPR e consente e contribuisce ad attività di audit, incluse ispezioni, condotte dal Titolare o da un incaricato da questi designato e vincolato a obblighi di riservatezza.

15.2 Gli audit sono svolti previo preavviso scritto di almeno 30 giorni, durante il normale orario lavorativo, con frequenza non superiore a una volta per anno solare — salvo il caso di una violazione dei dati accertata o di specifica richiesta di un’autorità di controllo — e con modalità che non compromettano la sicurezza, la riservatezza e la continuità operativa degli altri clienti della piattaforma.

15.3 DevInterface può assolvere agli obblighi del presente articolo mettendo a disposizione documentazione, questionari compilati o relazioni di audit indipendenti, ove idonei a soddisfare la richiesta.

15.4 I costi di audit ulteriori rispetto alla messa a disposizione della documentazione sono a carico del Titolare, salvo che l’audit accerti un inadempimento sostanziale di DevInterface.

16. Responsabilità

Le limitazioni di responsabilità previste dai Termini si applicano anche al presente DPA, nei limiti consentiti dalla normativa applicabile e fermo restando quanto disposto dall’art. 82 GDPR in ordine alla responsabilità nei confronti degli interessati.

17. Durata, modifiche e legge applicabile

17.1 Il presente DPA ha efficacia per l’intera durata del trattamento effettuato per conto del Titolare e cessa con il completamento delle operazioni di cui all’art. 12.6.

17.2 DevInterface può aggiornare il presente DPA per adeguarlo a modifiche normative, a provvedimenti delle autorità di controllo o all’evoluzione del Servizio, dandone comunicazione al Cliente con ragionevole preavviso e, per l’aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili, con il preavviso di cui all’art. 8.2.

17.3 Il presente DPA è regolato dalla legge italiana; per ogni controversia è competente in via esclusiva il Foro di Verona.

17.4 In caso di conflitto tra il presente DPA e i Termini in materia di protezione dei dati personali, prevale il presente DPA.

Allegato A — Dettagli del trattamento

Elementi comuni

Voce	Contenuto
Titolare	Il Cliente (struttura ricettiva)
Responsabile	DevInterface srl
Oggetto	Erogazione della piattaforma ConSergio.ai nelle funzioni attive per il Cliente
Durata	Durata del contratto + termini di conservazione (art. 12)
Dati di pagamento	Nessuno — il Servizio non gestisce incassi verso Ospiti o prenotanti
Utenti Staff	Nome, e-mail, ruolo e permessi, lingua, credenziali in forma non reversibile, iscrizioni push, log delle azioni

A.1 — Modulo Concierge (tutti i Piani)

Voce	Contenuto
Finalità	Consultazione contenuti, gestione richieste, assistenza conversazionale AI, messaggi e sondaggi, notifiche, traduzione automatica, statistiche
Interessati	Ospiti della Struttura; Utenti Staff
Categorie di dati	Identificativo camera e token; codice di accesso in forma non reversibile; contenuto richieste e note; messaggi chat e lingua; nome Ospite, periodo e occupanti se inseriti dallo staff o ripresi dalla prenotazione; contesto di soggiorno per l’AI; consegne dei messaggi; risposte ai sondaggi; iscrizioni push; addebiti in camera; dati tecnici e di connessione
Dati particolari	Non richiesti; possibile comunicazione spontanea (art. 3.5)
Conservazione	30 / 365 / 730 giorni secondo il Piano, riducibile; nominativo e codice di accesso rimossi a fine soggiorno (art. 12.2)
Trasferimenti extra-UE	Fornitore del modello AI; servizi di rete (Allegato B)

A.2 — Modulo Reservations (Piani «+ Reservations»)

Voce	Contenuto
Finalità	Gestione di prenotazioni e soggiorni, conferme ai prenotanti, sincronizzazione calendari, registri e imposta di soggiorno; tramite il Widget, risposte ai visitatori e richieste di prenotazione
Interessati	Prenotanti e Ospiti delle prenotazioni; visitatori del sito web del Cliente
Categorie di dati	Nome, cognome, e-mail, telefono e lingua del prenotante; nominativo, adulti, bambini, date e orari per camera; canale e riferimenti esterni; voci di prezzo e rettifiche; numero di esenti dall’imposta (senza motivo); note interne; esito della consegna delle conferme; eventi importati (date e titolo). Widget: messaggi, lingua, sito di provenienza e identificativo di sessione; dati del modulo di richiesta; segnali anti-automazione e IP; testo delle pagine pubbliche del sito, se abilitato
Dati esclusi	Documenti d’identità, date di nascita, indirizzi, cittadinanza, dati di pagamento
Conservazione	Recapiti e note: 12 mesi dall’ultima partenza. Registri: almeno 5 anni dalla fine dell’anno del check-out, estendibili dal Titolare. Chat del Widget: 90 giorni (art. 12.3)
Trasferimenti extra-UE	Fornitore del modello AI (solo chat del Widget); invio e-mail; servizi di rete e anti-automazione (Allegato B)

A.3 — Funzione Pre check-in e Alloggiati Web (attivabile su tutti i Piani)

Voce	Contenuto
Finalità	Adempimento dell’obbligo di comunicazione di cui all’art. 109 T.U.L.P.S. e prova dell’adempimento
Base giuridica per il Titolare	Obbligo di legge (art. 6.1.c GDPR); consenso per le comunicazioni promozionali facoltative (art. 6.1.a GDPR)
Interessati	Ospiti alloggiati, minori compresi; prenotanti destinatari dell’invito
Categorie di dati	Cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza, ruolo nel gruppo, arrivo e notti; documento d’identità (tipo, numero, luogo di rilascio) solo per ospite singolo, capofamiglia e capogruppo; e-mail della prenotazione per l’invito; esito della verifica in presenza; registro delle trasmissioni; ricevute; credenziali Alloggiati Web del Cliente; presa visione dell’informativa; consenso promozionale facoltativo
Dati esclusi	Immagini o copie dei documenti, dati biometrici, videoverifica
Destinatari	Polizia di Stato tramite Alloggiati Web (art. 1.5)
Conservazione	Dati d’identità: entro 2 ore dall’acquisizione della schedina; entro 25 ore da annullo, mancato arrivo o esito negativo; entro 3 giorni dalla partenza se incompleti. Ricevute, trasmissioni ed esiti: come i registri. Log degli accessi: 12 mesi. Consenso promozionale: fino alla revoca, e la revoca fino alla chiusura dell’Account (art. 12.4)
Trasferimenti extra-UE	Solo invio e-mail degli inviti e servizi di rete; nessuna trasmissione al fornitore del modello AI

Allegato B — Elenco dei sub-responsabili

Sub-responsabile	Attività	Funzioni interessate	Ubicazione del trattamento	Garanzie per trasferimenti
Contabo GmbH	Hosting dell’infrastruttura applicativa, del database e dell’indice vettoriale	Tutte	Germania (UE)	Non applicabile (UE)
Amazon Web Services (S3)	Archiviazione di file, immagini e documenti caricati dal Cliente; conservazione dei backup, cifrati a riposo dal fornitore	Tutte	Italia — regione Europa (Milano), eu-south-1	Non applicabile (UE)
OpenAI	Generazione delle risposte dell’assistente e del Widget, creazione degli embedding, traduzione dei contenuti su richiesta del personale, generazione delle domande dei sondaggi	Concierge; Widget	USA	SCC e, ove applicabile, EU-US Data Privacy Framework
Postmark (gruppo ActiveCampaign)	Invio delle e-mail per conto del Cliente: conferme e ricevute di prenotazione, notifiche al personale e, da un server dedicato con tracciamento di aperture e clic disattivato, inviti e promemoria del pre check-in	Reservations; Pre check-in	USA	SCC e, ove applicabile, EU-US Data Privacy Framework
Cloudflare, Inc.	Rete di distribuzione e protezione del traffico verso la piattaforma (indirizzi IP e dati di connessione di tutti gli utenti); verifica anti-automazione del modulo di richiesta del Widget	Tutte; Widget	Rete globale, con sede negli USA	SCC e, ove applicabile, EU-US Data Privacy Framework

Note. L’indice vettoriale è gestito in modalità self-hosted sull’infrastruttura di cui sopra e non comporta un ulteriore sub-responsabile (art. 8.3). Non figurano in questo elenco, per le ragioni indicate all’art. 8.4: il fornitore dei servizi di pagamento, il servizio di ricerca di luoghi utilizzato come fonte esterna, i servizi di notifica push dei browser e la Polizia di Stato quale gestore di Alloggiati Web. L’eventuale adozione futura di un fornitore dedicato alla traduzione automatica o all’invio delle e-mail sarà comunicata secondo la procedura di cui all’art. 8.2.

L’elenco aggiornato dei sub-responsabili è disponibile su richiesta e pubblicato all’indirizzo indicato nell’Informativa Privacy.

Minimizzazione e protezione by design - Accesso dell’Ospite alla web app senza registrazione, login o conferimento di dati identificativi. - Token di accesso alla camera non sequenziali e non prevedibili, rigenerabili dal Cliente in caso di compromissione; codici di accesso al soggiorno, ove attivati dal Cliente, conservati in forma non reversibile. - Nessun trattamento di dati di pagamento di Ospiti o prenotanti. - Rimozione automatica di indirizzi e-mail e sequenze di almeno sei cifre dal testo trasmesso a fornitori terzi. - Pre check-in: nessun caricamento di file o immagini; documento richiesto solo per i ruoli che la normativa lo prevede; dati non richiesti dal tracciato rimossi prima del salvataggio; nessun invio al portale senza verifica in presenza positiva. - Cancellazione automatica secondo le scadenze dell’art. 12, eseguita da procedure pianificate che registrano ogni cancellazione senza riportarne il contenuto.

Cifratura e protezione dei dati - Cifratura dei dati in transito mediante TLS. - Cifratura di campo a livello applicativo per i dati anagrafici e del documento del pre check-in, per il testo degli scarti di Alloggiati Web, per le relative ricevute, per le credenziali del Cliente verso servizi terzi, per le credenziali Wi-Fi della Struttura, per gli indirizzi dei calendari esterni e per l’indirizzo e-mail del consenso promozionale; credenziali degli utenti conservate in forma non reversibile. - Token dei link del pre check-in conservati solo come impronta crittografica, con scadenza e blocco dopo 10 tentativi errati. - Gestione dei segreti applicativi al di fuori del codice sorgente.

Controllo degli accessi e isolamento - Isolamento logico rigoroso tra Strutture, con scoping applicativo obbligatorio esteso alla ricerca semantica. - Test automatici dedicati alla verifica dell’isolamento, eseguiti in modo continuativo. - Sistema di ruoli e permessi differenziati per gli Utenti Staff, con accesso ai dati del pre check-in limitato ai titolari, ai responsabili di Struttura e agli Utenti di reception non limitati a specifici reparti. - Accesso del personale di DevInterface all’Account del Cliente registrato nel registro delle azioni e segnalato nel pannello. - Esclusione del personale di assistenza di DevInterface dall’accesso ai dati d’identità tramite l’applicazione, anche in lettura e anche quando opera sull’Account del Cliente; l’accesso tecnico all’infrastruttura è riservato agli amministratori di sistema. - Segregazione degli ambienti di sviluppo, test e produzione.

Tracciabilità - Registro delle azioni sensibili (modifiche di configurazione, esportazioni, cancellazioni, accessi del personale di DevInterface), incluse le letture e le modifiche dei dati del pre check-in effettuate dal pannello, senza riportarne i valori. - Log tecnici delle trasmissioni ad Alloggiati Web limitati alla forma della comunicazione, con i valori degli Ospiti mascherati. - Parametri contenenti dati personali filtrati dai log applicativi; per i dati del pre check-in, verifiche automatiche che ne impediscono l’ingresso in indirizzi, log, code di elaborazione e messaggi d’errore. - Tracciamento delle fonti esterne effettivamente utilizzate nelle risposte.

Protezione degli endpoint pubblici - Limiti di frequenza sugli endpoint pubblici del Widget e del modulo di pre check-in e, nella web app, sulla chat, sui tentativi di inserimento del codice di accesso e sulle iscrizioni alle notifiche. - Verifica anti-automazione, campo esca e tempo minimo di compilazione sul modulo di richiesta del Widget. - Controllo dell’origine delle chiamate del Widget rispetto ai siti autorizzati dal Cliente, ove indicati. - Misure di contenimento contro i tentativi di manipolazione delle istruzioni del modello AI.

Continuità e resilienza - Backup giornalieri in Unione Europea, in 7 copie a rotazione, e procedure di ripristino. - Monitoraggio della disponibilità del servizio e gestione degli incidenti. - Degradazione controllata in caso di indisponibilità del fornitore AI, con mantenimento delle funzioni essenziali. - Trasmissioni ad Alloggiati Web dall’esito incerto non ripetute automaticamente, per evitare comunicazioni duplicate.

Misure organizzative - Vincolo di riservatezza per le persone autorizzate al trattamento. - Limitazione degli accessi amministrativi al personale strettamente necessario. - Procedura documentata di gestione degli incidenti e delle violazioni dei dati. - Copertura di test automatici su dominio, isolamento tenant, riservatezza dei dati del pre check-in e flussi di pagamento; processo di rilascio controllato.

Accettazione digitale

Il presente documento si intende accettato dal Cliente mediante spunta dell’apposita casella da parte del titolare dell’Account, in fase di registrazione al Servizio o, per i Clienti già registrati, nel pannello di gestione. Del consenso vengono conservati identificativo utente, versione del documento, data e ora, indirizzo IP e user agent. Su richiesta, DevInterface mette a disposizione una copia del presente DPA in formato sottoscrivibile.

DevInterface srl — Accordo sul Trattamento dei Dati ConSergio.ai — Versione 2.1